Em declaração, o gabinete de comunicação do hospital Senhora da Oliveira avança que “a implementação de um projeto de melhoria contínua no Arquivo Clínico do Hospital da Senhora da Oliveira Guimarães, baseado na filosofia de gestão Lean, permitiu um aumento da qualidade do trabalho, medido pela inexistência de reclamações de utentes no ano passado, um aumento da produtividade do Serviço na ordem dos 90% e ainda uma poupança anual de cerca de 50 mil euros.

Implementado desde 2013, o projeto, baseado na simplificação de processos e reorganização dos métodos de trabalho, tinha como principal objetivo aumentar o nível de satisfação dos utentes, reduzindo as ausências dos processos clínicos nos atos de prestação de cuidados de saúde. A par desde objetivo principal, não foi também esquecida a satisfação dos outros serviços do Hospital, assim como o aumento da produtividade da equipa de trabalho do Arquivo, elevando os níveis de motivação, a otimização da ocupação de espaços e ainda a introdução de uma cultura de melhoria contínua no Hospital. Colocar «o Doente no Centro do Sistema» foi o lema definido.

Segundo o Responsável pelo Arquivo Clínico do Hospital, Eliseu Carvalho, “movimentar um volume médio de 4 mil processos clínicos por dia, sem erros ou falhas, era uma tarefa quase que impossível, em 2013. Por essa razão era comum a ausência dos processos para as consultas médicas, para os exames e cirurgias, originando o cancelamento ou adiamento destes atos assistenciais. Ao nível interno também existiam reclamações de outros serviços por atrasos na atualização dos processos, na sua apresentação na altura em que eram necessários e no tratamento dos mesmos, com consequências negativas ao nível da faturação e respetivo financiamento do Hospital, na ocupação desnecessária de muitos espaços para arquivo e finalmente, e não menos importante, na própria desmotivação dos colaboradores do Arquivo Clínico”.

Ainda segunda a declaração,” passados cerca de 4 anos, é possível constatar que os objetivos de melhoria propostos foram não só atingidos, como superados. No ano 2016 não existiu qualquer reclamação externa. As reclamações internas diminuíram drasticamente. Deixou de existir atraso na atualização dos processos. O número de processos não enviados para consultas reduziu na ordem dos 96%. Os níveis de motivação e espírito de equipa dos colaboradores elevaram sendo que, desde 2013, houve uma diminuição de 82% na taxa de absentismo. Finalmente, regista-se uma poupança anual no funcionamento do serviço quantificável na ordem dos 50 mil Euros”.

Eliseu Carvalho finaliza dizendo que “o nível de satisfação dos doentes é hoje uma realidade, tendo deixado de existir reclamações desde fevereiro de 2015. Esta é quase a mesma realidade a nível Interno, uma vez que foram reduzidas as notificações adversas em 94% e desde agosto de 2016 que não existem notificações. Deixaram de existir atrasos na atualização dos processos clínicos e assistimos a uma redução em 96% do número de processos não disponibilizados para a realização de atos médicos. A motivação da equipa do Arquivo Clínico aumentou exponencialmente e o nível de absentismo reduziu 82%. O Arquivo Clínico foi centralizado num único espaço, em local estratégico, verificando-se uma redução da área ocupada em 28%”.

Este é um caminho que o Hospital definiu como estratégico para o seu desenvolvimento sustentável, encontrando-se já em implementação projetos semelhantes na Área do Controlo de Negócio (Contabilidade, Faturação, Sistemas de Informação) e também no Serviço de Cirurgia Geral.